Le 29 mai dernier débutait la session d'examens la plus inédite de l'histoire de l'Université Saint-Louis - Bruxelles. L'épidémie du coronavirus a en effet mené l'USL-B (et toutes les universités belges) sur une voie impensable il y a encore quelques mois : celle d'une session d'examens quasi intégralement organisée à distance.

Fin avril, le Conseil rectoral de l’Université Saint-Louis avait annoncé à sa communauté et dans une carte blanche parue dans La Libre Belgique, sa volonté d’organiser une session d’examens en distanciel, qui soit à la fois équitable et de qualité.

Ce samedi 27 juin signait la fin de cette session "extraordinaire" et l'heure d’un premier bilan dans l’attente des délibérations.

Concrètement

En amont de la session : chaque étudiant·e a pu se familiariser avec les deux outils retenus par l’Université pour passer les examens de la manière la plus optimale possible : la plateforme Moodle pour les écrits et Microsoft Teams pour les oraux. L’Université avait choisi de ne pas recourir à des logiciels de surveillance.

Les infrastructures ont été renforcées grâce à un fructueux partenariat avec l’UCLouvain : l'Université est passée de 2 à 6 serveurs pour pouvoir supporter les connexions simultanées des étudiant·e·s sur Moodle. Par ailleurs, 55 postes informatiques ont été installés, sur le site, à l’intention des étudiant·e·s ne disposant pas du matériel nécessaire ou des conditions adéquates à domicile.

Dès le début de le session, une hotline téléphonique a été mise en place pour permettre aux étudiant·e·s de signaler leurs difficultés techniques. Le recours à un call center externe a permis de gérer et distribuer efficacement les appels en amont.

Pour 550 examens présentés en ligne, 1 % des étudiant·e·s ont connu un problème technique. Celles et ceux qui en ont rencontré se sont vu·e·s proposer des solutions alternatives.

Sur un total de 29.150 prestations d’examen et durant les 26 jours de la session, 307 appels ont été redirigés de la hotline vers l’enseignant·e concerné·e, qui a apporté une solution quasi immédiate : redémarrage de l’examen avec un léger retard, envoi par mail des réponses au ou à la professeur·e, etc. La majorité de ces problèmes techniques étaient donc mineurs et ont été résolus dans un laps de temps très court. Aucun·e étudiant·e n’a vu un examen postposé à une date ultérieure, en raison d’un problème technique ou autre.

Le point sur la seconde session et la rentrée 2020-2021

Le 29 juin 2020, le Conseil de direction de l’Université, qui réunit des représentantes et représentants de tous les membres de la communauté universitaire (personnel académique, personnel scientifique, personnel administratif et étudiant·e·s) s’est accordé à propos de l’organisation de la seconde session d’examens.

Le mot d’ordre est, à nouveau, de combiner de manière optimale :

- le souci de garantir aux étudiant·e·s des examens justes et équitables ;
- la nécessité d’assurer le bien-être des enseignant·e·s ;
-  l’allègement des tâches administratives et techniques induites par ces procédures d’évaluation inédites,
- les impératifs sanitaires. 

De cette combinaison, il résulte que si certains examens auront encore lieu en distanciel, d’autres, par contre, seront organisés de manière plus classique, sur le site de l’Université. Le cas échéant, les modalités de ces examens pourront différer de celles qui ont été suivies en janvier ou en juin : un examen écrit pourra par exemple devenir un examen oral. Il va de soi que les changements de modalités qui seraient opérés ne s’accompagneront pas d’une difficulté supplémentaire de l’examen, et que, de manière générale, le même esprit de compréhension et de bienveillance que celui qui a inspiré la session de juin, animera la session de septembre.

Les étudiant·e·s seront informé·e·s des modalités d’examen un mois avant le début de la session au plus tard.

Le même Conseil de direction a par ailleurs défini la politique de l’université pour la rentrée académique 2020-2021 : la volonté de l’Université Saint-Louis est de favoriser, dans les plus grandes proportions possibles, un retour au présentiel et la reprise de contacts effectifs entre les enseignant·e·s et les étudiant·e·s. Il en va particulièrement ainsi à l’égard des étudiant·e·s de première génération dont l’université souhaite encourager et faciliter l’affiliation la plus précoce et la plus complète possible. Dans cette même perspective, les cours préparatoires d’été auront d’ores et déjà lieu en présentiel. 

A côté de ces enseignements en présentiel, il demeurera possible, dans la stricte mesure du nécessaire, de recourir à l’enseignement à distance. A cet égard, une vaste enquête a été lancée auprès de la communauté universitaire pour identifier, au sein des expériences vécues sur le terrain, les bonnes pratiques qui doivent être retenues pour l’avenir.

EN BREF :

>>> Quelques chiffres pour résumer la session d'examens à distance à l'USL-B

La session de juin organisée exclusivement à distance a compté 550 examens, pour un nombre total de 29.150 prestations d’examen. Parmi les 550 examens :

258 examens écrits ont été réalisés via Moodle (47 %), pour un total de plus de 22.200 prestations.

215 examens oraux via Teams (39 %) pour 7800 prestations.

78 examens ont fait l’objet d’un travail ou d’une évaluation continue (14 %).

L’Université avait pris d’importantes mesures pour accompagner les étudiant·e·s dans cette aventure inédite :

Un helpdesk téléphonique ouvert tous les jours, de 7 h 30 à 22 h ;

55 postes informatiques mis à disposition de 135 étudiant·e·s ne disposant pas des conditions matérielles adéquates pour passer l’examen à domicile ;

Passage de 2 à 6 serveurs pour pouvoir supporter les connexions simultanées des étudiant·e·s sur la plateforme Moodle.

Au final, 1 % des prestations des étudiant·e·s ont donné lieu à une appel au helpdesk téléphonique mis en place, principalement pour des probèmes de connexion. Une solution a été trouvée dans tous les cas, la plupart du temps de manière immédiate.

>>> Le point sur la seconde session et la rentrée

Des examens de la seconde session auront lieu en présentiel, sur le site, moyennant le cas échéant, des modalités adaptées ;

L’Université vise, en septembre, le retour le plus large possible à l’enseignement en présentiel, particulièrement pour les étudiantes et étudiants de première génération ;

Les cours préparatoires auront lieu en auditoire, sur le site.