Les procédures administratives

Voici les étapes à suivre si vous souhaitez passer un quadrimestre ou une année à Saint-Louis :

Plusieurs mois avant votre arrivée

• Lorsque vous avez été sélectionné(e) dans votre université d'origine, votre institution doit envoyer un e-mail à la Cellule de Relations Internationales en précisant vos coordonnées (nom, prénom, date de naissance, domaine d'études, nationalité et période de l'échange) et votre sélection dans le cadre d'un partenariat Erasmus ou d'un échange bilatéral.

• Vous êtes ensuite invité(e) à envoyer une copie du dossier d'inscription soit par fax (00-32-2-211 78 54), soit par mail avant le 30 mai pour le premier quadrimestre ou toute l'année et  avant le 15 novembre pour le second quadrimestre).

• Vous êtes également invité(e) à envoyer par fax le contrat d'études ou "Learning agreement" signé par votre université reprenant le choix des cours que vous souhaitez suivre. Soit votre université dispose de ce document, soit vous pouvez l'imprimer au départ de notre site web ou sur demande.

• Ensuite, vous êtes invité(e) à envoyer ces deux documents originaux par courrier ou les prendre avec vous et les remettre à la Cellule des Relations internationales dès votre arrivée.

Remarque : Ce n'est que lorsque vous aurez renvoyé ces deux documents que l'on procèdera à la réservation du logement si nécessaire.

• Il est impératif de respecter les dates d'échéance indiquées dans les documents.

• Il est indispensable d'envoyer un e-mail à la Cellule des relations internationales précisant le jour et l'heure de votre arrivée ainsi que le moyen de transport (avion, train, voiture) et la ville d'entrée en Belgique (Charleroi - Brussels South, Brussels National Airport) au moins 3 jours avant la date de votre arrivée.

A votre arrivée

• En cas d'arrivée le weekend, l'étudiant doit s'assurer avant de partir qu'il a bien toute l'information sur le logement (où et comment il va obtenir les clés, où se situe le logement, comment il arrive au logement, etc.). En cas d'arrivée pendant la nuit, l'étudiant devra loger en auberge de jeunesse, une ou deux nuits, en ayant pris soin de réserver sa chambre avant de partir.

• Vous devez contacter le Service logement  pour toutes les résidences afin de signer votre contrat, payer votre premier mois de loyer si cela n'a pas été fait à l'avance ainsi que prendre possession des clés et de "l'état des lieux" (document) de votre logement afin de pouvoir vous installer.

Service logement

Marais 119 - 2e étage - Bureau 2002

Tél. :  02 792 36 02 ou 02 792 36 03

• Une fois installé(e), vous prendrez contact avec la Cellule des relations internationales pour remettre tous les documents demandés :

- le formulaire d'inscription original (s'il na pas été envoyé par courrier)

- le contrat d'études ou "Learning agreement" original (s'il na pas été envoyé par courrier)

- une photocopie de la carte d'identité ou du passeport

- une photocopie de la carte européenne soins de santé ou une copie du contrat d'assurance privée

- une attestation de l'université d'origine prouvant que les études à Saint-Louis se réalisent dans le cadre d'une convention d'échange Erasmus ou d'un échange bilatéral

- trois photos d'identité

- votre lettre de motivation rédigée en français (ou en anglais si ce n'est vraiment pas possible en français)

Au cours des deux à trois premières semaines de votre séjour

• C'est au cours de cette période que des changements éventuels - si nécessaires - peuvent être apportés à votre programme de cours et officialisés au moyen de la deuxième page de votre contrat d'études, moyennant l'accord préalable ducoordonnateur de département de votre université d'origine.

Durant votre séjour

• Vous êtes prié(e), dans votre propre intérêt, d'assister aux cours repris dans votre programme et de présenter les examens correspondants afin d'atteindre le nombre d'ECTS nécessaires.

• Vous êtes prié(e) de vous conformer aux règles élémentaires de vie en société et de faire preuve de respect : respect des personnes rencontrées et respect du matériel mis à votre disposition par l'université ou dans votre logement, ainsi que d'ordre, soin, partage.

• Vous êtes chaleureusement invité(e) à participer aux différentes activités sociales et culturelles organisées pour vous et destinées à faciliter votre intégration : visite de l'université, drink d'accueil, visite de Bruxelles, soupers de cours, parrainage, invitations diverses, etc.

• Vous êtes prié(e) de consulter régulièrement les valves Erasmus électroniques ou version papier (panneau situé au palier du 3è étage au Marais) afin de prendre connaissance de toute l'information qui s'y trouve : annulation de cours, changement de local, annonces pour les activités culturelles, messages personnels, horaire du cours de FLE, etc.

• Vous êtes prié(e) de respecter les heures de permanence de la cellule des Relations internationales (indiquées sur la porte du bureau au Marais – 3è étage) ou de prendre contact avec Mme F. Paulus par tél. ou mail en cas d'urgence !

Avant et pendant les examens

• Vous êtes prié(e) de vous inscrire à la cellule des "Relations Internationales" à la date qui sera indiquée aux valves Erasmus.

• Une fois l'horaire établi par les secrétariats de Faculté, vous serez prié(e) de vous y conformer. Un autre horaire ne pourra pas être négocié directement auprès des professeurs.

• Vous êtes tenu d'être présent durant toute la durée de la session des examens prévue par le calendrier académique.

Avant votre retour au pays

• Vous êtes cordialement invité(e) au drink de départ organisé en votre honneur.

• Vous êtes prié(e) de prévenir la personne du service de logement dont vous dépendez de votre départ afin de procéder à l'état des lieux de sortie et à la remise des clés.

• Vous êtes invité(e) à remplir un rapport d'appréciation de votre séjour, reprenant tous les aspects de votre séjour (accueil, information, organisation des cours, logement, etc.) et à le remettre à la cellule des "Relations internationales" avant votre départ.

• Vous êtes prié(e) de communiquer à la cellule des "Relations internationales" votre date exacte de départ afin de fixer un dernier rendez-vous pour les formalités administratives de départ (signature et remise de documents officiels).