Université Saint-Louis - Bruxelles
|

Politique de protection des données

 

Depuis toujours, l’Université Saint-Louis - Bruxelles, tient à cœur de protéger les données personnelles des étudiant·e·s.

 

La présente politique les informe de la manière dont nous recueillons et traitons leurs données à caractère personnel. Celles-ci sont traitées conformément à la législation applicable en la matière, et plus particulièrement au Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le Règlement général sur la protection des données ou RGPD) et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

 

Selon les cas, ces données à caractère personnel sont traitées par l’USL-B :

sur la base d’une obligation légale ;

sur la base de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;

sur la base de l’exécution d’une mission d’intérêt public ;

sur la base de ses intérêts légitimes ou

sur la base du consentement des étudiant·e·s.

 

 

Qui est le responsable des traitements de vos données ?

 

Le responsable des traitements est l’Université Saint-Louis - Bruxelles dont le siège est établi à 1000 Bruxelles, Boulevard du Jardin Botanique 43.

 

Pour toute question relative au traitement des données à caractère personnel par l’USL-B, nous invitons les étudiant·e·s à contacter le·la délégué·e à la protection des données de l’Université à l’adresse mail privacy@usaintlouis.be.

 

 

Quelles sont les données que nous recueillons ?

 

Les données suivantes sont récoltées pour les finalités explicitées au point 3 de la présente politique de confidentialité :

 

a) Des données générales d’identification et caractéristiques personnelles

 

Cela comprend le nom, prénom, domicile, lieu de résidence, numéros de téléphone, adresses emails personnelle et USL-B, sexe, date et lieu de naissance, état civil, nationalité, photographie d’identité, identifiants USL-B, statut d’immigration et la composition de ménage.

 

b) Des données relatives aux études et à la formation de l’étudiant·e

 

Il s’agit de données relatives au parcours scolaire et académique de l’étudiant·e en dehors de l’USL-B, de données relatives au parcours académique de l’étudiant·e au sein de l’USL-B, de données relatives aux programmes d’aide à la réussite mais également, le cas échéant, de données relatives aux besoins spécifiques de l’étudiant·e.

 

c) Des données financières et des données relatives au paiement des droits d’inscription

 

Cela vise notamment les moyens financiers, les aides financières, l’état du paiement des droits d’inscription et les données d’identification financières.

 

d) Des données sociales

 

Le cas échéant, des données à caractère social sont collectées par le service d’aide aux étudiant·e·s.

Il s’agit d’informations concernant la situation familiale, sociale et financière de l’étudiant·e.

 

e) Des données relatives à l’hébergement de l’étudiant·e

 

Les contrats de logement conclus avec le service de logistique et logement de l’USL-B, avec leurs éléments essentiels (durée, loyer, etc.), sont conservés avec les correspondances qui les concernent relativement au déroulement du bail, tels que les relevés des dettes de loyers ou de charges ou les relevés d’incidents.

 

 

Pour quelles finalités utilisons-nous vos données ?

 

Nous traitons vos données pour :

 

La gestion des étudiant·e·s

Cela comprend notamment la création d’un fichier d’étudiant·e·s, l’attribution et la gestion des accès intranet, la création d’adresses email, l’organisation de l’enseignement (stages et échanges), l’organisation des examens et épreuves, l’enregistrement des résultats et des résultats des délibérations, le calcul, la facturation et la perception des montants dus, le suivi du parcours des étudiants, la délivrance des diplômes, certificats et attestations, la gestion des demandes d’inscription, l’assistance aux étudiant·e·s (octroi d’aides financières, de taux boursiers, d’allocations KAP, d’allocations repas, d’allocations syllabus, de bourses linguistiques, d’étalement de paiement), la gestion des supports de cours, le suivi nécessaire dans la gestion des diplômes, le maintien d’un réseau alumni, l’organisation d’évènements spécifiques, la création de fichiers liés à la prospection permettant l’information sur les formations dispensées par l’université et à l’invitation à des activités, la lutte contre la fraude, la gestion des examens d’entrée, la gestion du contentieux et la gestion des logements étudiants.

 

La gestion de la vie du campus et du bien-être

Cela comprend notamment l’octroi et la gestion des cartes culture et des cartes sport, la gestion des activités sociales ou culturelles sur les campus par des membres de la communauté universitaire ou des tiers et la gestion des restaurants universitaires mais aussi la gestion et la sécurité des bâtiments et locaux sur les campus.

 

L’offre des soins de santé

Cela comprend notamment le diagnostic et le traitement paramédical, en ce compris l’évaluation des soins accomplis et à accomplir.

 

La gestion des assurances

Cela comprend notamment la gestion d’assurances de personnes, la gestion d’assurances incendie, accidents et risques divers, la gestion des assurances en cas d’accidents de travail et la gestion des risques alourdis (le traitement couvrant les diverses branches d’assurances, de données qui se rapportent à des personnes présentant un risque alourdi, afin d’éviter des excès de risques et de fraude).

 

Les besoins statistiques

Cela comprend tout acte visant à la collecte et au traitement de données à caractère personnel nécessaires à la réalisation d’enquêtes statistiques ou à l’obtention d’un résultat statistique.

 

La recherche et activités scientifiques

Cela vise les activités liées à des demandes de subsides ou de fonds pour un projet de recherche auprès d’un bailleur de fonds public ou privé ou les activités liées à l’organisation de colloques, conférences et débats.

 

 

Combien de temps conservons-nous vos données ?

 

Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales applicables ou conforme aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

 

Pour toute question à ce sujet, les étudiant·e·s sont invité·e·s à contacter le·la délégué·e à la protection des données de l’USL-B à l’adresse privacy@usaintlouis.be.

 

 

Finalités ultérieures

 

Les données collectées par l’USL-B peuvent être traitées pour des finalités ultérieures compatibles avec celle ayant justifié la collecte, telles que notamment pour permettre l’attribution par les services publics compétents des documents nécessaires à l’exercice, par les diplômé·e·s, de professions réglementées ainsi que l’utilisation des données générales d’identification de l’étudiant·e afin de lui adresser directement des informations utiles relatives :

aux activités et manifestations académiques, scientifiques, culturelles et sociales organisées par l’Université ou soutenues par elle ;

à l’offre de services internes à l’Université.

 

Par ailleurs, l’Université peut communiquer certaines données relatives à l’étudiant·e à ses chercheur·e·s ou services de recherche universitaires, pour répondre aux demandes légitimes dans le cadre d’enquêtes scientifiques ou statistiques, pour autant que ces données aient été rendues anonymes ou aient été pseudonymisées.

 

 

Qui est susceptible d’avoir accès aux données que nous recueillons ?

 

Accès aux données au sein de l’Université

Les membres des services administratifs ont accès à des données personnelles, et cela dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leur mission.

 

L’accès à ces données se fait sur la base d’autorisations d’accès individuel et limité.

 

Les personnes ayant un accès sont soumises à une stricte obligation de confidentialité.

 

Transmission de données

Les données à caractère personnel traitées par l’USL-B sont en principe réservées à un usage interne aux membres du personnel de l’Université pour l’exécution de leurs fonctions.

 

Toutefois, elles pourront être transmises à des tiers dans la mesure où cela est nécessaire au regard de l’objectif pour lequel les données sont traitées, si l’Université y est contractuellement ou légalement tenue ou lorsque l’Université fait appel à des prestataires externes.

 

Sont donc susceptibles d’avoir accès à des données personnelles :

 

Nos sous-traitants

 

Ils assurent des prestations pour notre compte, notamment la gestion des appels téléphoniques, l’envoi de courriers postaux, la confection de badges, l’impression de documents, etc.

 

L’accès de nos sous-traitants aux données se fait sur la base de contrats signés faisant mention des obligations leur incombant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.

 

Les autorités de police, autorités judiciaires ou administratives

 

Les autorités publiques peuvent être amenées à avoir accès à des données à caractère personnel lorsqu’il existe une obligation légale à cet égard ou afin de garantir l’intégrité des biens et des personnes au sein de l’Université Saint-Louis - Bruxelles.

 

L’Académie de Recherche et d’Enseignement Supérieur (ARES), le Conseil des Recteurs francophones (CRef), l’Agence pour l’Evaluation de la Qualité de l’Enseignement Supérieur (AEQES) ainsi que d’autres tiers (administrations, bailleurs de fonds, éditeurs, autres universités ou établissements d’enseignement, institutions partenaires, organismes publics, organismes assureurs, etc.).

 

 

Comment ces données à caractère personnel sont-elles protégées ?

 

En tant que responsable du traitement, l’Université Saint-Louis - Bruxelles met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles des étudiant·e·s contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.

 

Parmi ces mesures, on retrouve :

la nomination d’un·e délégué·e à la protection des données ;

la constitution d’une cellule consacrée à la sécurité des systèmes d’information ;

la sensibilisation aux exigences de confidentialité des membres de notre personnel amené·e·s à accéder à des données personnelles ;

la sécurisation de l’accès à nos locaux et à nos plateformes informatiques ;

la mise en œuvre d’une politique générale de sécurité informatique ;

la sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données et

le haut degré d’exigence en matière de protection des données lors de la sélection des sous-traitants et partenaires.

 

 

Quels sont les droits des étudiant·e·s ?

 

Comme le prévoit la législation applicable (articles 15 à 23 du RGPD), l’étudiant·e USL-B justifiant de son identité a le droit :

 

d’obtenir, sans frais, une copie des données à caractère personnel le concernant faisant l’objet d’un traitement par l’Université et, le cas échéant, toute information disponible sur leur finalité, leur origine et leur destination ;

 

d’obtenir sans frais, la rectification de toute donnée à caractère personnel inexacte le concernant ainsi que d’obtenir que les données incomplètes soient complétées ;

 

d’obtenir, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, l’effacement de données à caractère personnel le concernant ;

 

d’obtenir, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, la limitation du traitement de données à caractère personnel le concernant ;

 

d’obtenir, sans frais, la portabilité des données à caractère personnel le concernant qu’il a fournies à l’Université, c’est-à-dire de recevoir les données dans un format structuré couramment utilisé, à la condition que le traitement soit fondé sur le consentement ou sur un contrat et qu’il soit effectué à l’aide de procédés automatisés ;

 

de s’opposer, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement des données à caractère personnel le concernant ;

 

d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).

 

Comment exercer ces droits ?

Afin d’exercer ces droits ou pour toute question relative à la protection de vos données à caractère personnel, les étudiant·e·s sont invité·e·s à envoyer un mail à l’adresse privacy@usaintlouis.be en étant le plus précis possible quant à l’objet de leur demande. Nous y répondrons dans les meilleurs délais.

Université Saint-Louis - Bruxelles | Boulevard du Jardin botanique, 43 | 1000 Bruxelles | Belgique | Tél : +32 2 211 78 11 | Fax : +32 2 211 79 97 | N° d'entreprise : TVA BE 0413.332.242