Université Saint-Louis - Bruxelles
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Politique de protection des données

 

Depuis toujours, l’Université Saint-Louis - Bruxelles, tient à cœur de protéger vos données personnelles et vos droits.

 

La présente politique vous informe de la manière dont nous recueillons et traitons vos données à caractère personnel. Nous les traitons conformément à la législation applicable en la matière et au Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

 

Ces données sont traitées par l’Université Saint-Louis sur base :

 

des obligations légales qui incombent à l’Université ;

des intérêts légitimes de l’Université.

 

 

Qui est le responsable des traitements de vos données ?

 

Le responsable des traitements est l’Université Saint-Louis - Bruxelles dont le siège est établi à 1000 Bruxelles, Boulevard du Jardin Botanique 43.

 

A cet égard, l’Université a désigné un délégué à la protection des données que vous pouvez contacter à l’adresse : privacy@usaintlouis.be.

 

Quelles sont les données que nous recueillons ?

 

A l’occasion des différents contacts que nous avons avec vous, vous pouvez être amené à nous communiquer des informations qui vous concernent. Elles sont collectées notamment lors de votre demande d’admission via le formulaire de demande d’admission en ligne et par les documents transmis afin d’établir votre dossier d’inscription.

 

Ces données sont notamment votre prénom, votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre numéro de carte d’identité ou de passeport, vos adresses emails, vos données d’identification bancaire, vos moyens financiers, les éventuelles aides et transactions financières dont vous bénéficiez, votre activité professionnelle, votre sexe, votre date de naissance, votre lieu de naissance, votre état civil, votre photographie d’identité, votre nationalité, votre statut d’immigration, votre composition de ménage, les études et formations que vous avez suivies, votre numéro de registre national, votre numéro de rôle attribué à l’inscription.

 

Pour quelles finalités utilisons-nous vos données ?

 

Nous traitons vos données pour :

 

La gestion des étudiants

Cela comprend notamment la création d’un fichier d’étudiants, l’attribution et la gestion des accès intranet, adresses email, l’organisation de l’enseignement (stages et échanges), l’organisation des examens et épreuves, l’enregistrement des résultats et des résultats des délibérations, le calcul, la facturation et la perception des montants dus, le suivi du parcours des étudiants, la délivrance des diplômes, certificats et attestations, la gestion des demandes d’inscription, l’assistance aux étudiants (octroi d’aides financières, de taux boursiers, d’allocations KAP, d’allocations repas, d’allocations syllabus, de bourses linguistiques, d’étalement de paiement), la gestion des supports de cours, le suivi nécessaire dans la gestion des diplômes, le maintien d’un réseau alumni, l’organisation d’évènements spécifiques, la création de fichiers liés à la prospection permettant l’information sur les formations dispensées par l’université et à l’invitation à des activités, la lutte contre la fraude, la gestion des examens d’entrée, la gestion du contentieux et la gestion des logements étudiants.

 

La gestion de la vie du campus et du bien-être

Cela comprend notamment l’octroi et la gestion des cartes culture et des cartes sport, la gestion des activités liées à l’organisation d’activités sociales ou culturelles sur les campus par des membres de la communauté universitaire ou des tiers et la gestion des restaurants universitaires mais aussi la gestion et la sécurité des bâtiments et locaux sur les campus.

 

L’offre des soins de santé

Cela comprend notamment le diagnostic et le traitement paramédical, en ce compris l’évaluation des soins accomplis et à accomplir.

 

La gestion des assurances

Cela comprend notamment la gestion d’assurances de personnes, la gestion d’assurances groupe, la gestion d’assurances incendie, accidents et risques divers, la gestion des assurances en cas d’accidents de travail et la gestion des risques alourdis (le traitement couvrant les diverses branches d’assurances, de données qui se rapportent à des personnes présentant un risque alourdi, afin d’éviter des excès de risques et de fraude).

 

Les besoins statistiques

Cela comprend tout acte visant à la collecte et au traitement de données à caractère personnel nécessaires à la réalisation d’enquêtes statistiques ou à l’obtention d’un résultat statistique.

 

La recherche et activités scientifiques

Cela vise les activités liées à des demandes de subsides ou de fonds pour un projet de recherche auprès d’un bailleur de fonds public ou privé ou les activités liées à l’organisation de colloques, conférences et débats.

 

Combien de temps conservons-nous vos données ?

 

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou conforme aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Certaines durées de conservation répondent à l’intérêt légitime de l’Université Saint-Louis.

 

Qui est susceptible d’avoir accès aux données que nous recueillons ?

 

Accès aux données au sein de l’Université

Les collaborateurs des services administratifs ont accès à vos données, et cela dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leur mission.

 

L’accès à ces données se fait sur la base d’autorisations d’accès individuel et limité.

Les personnes ayant un accès sont soumises à une obligation de confidentialité.

 

Transmission de données

Sont susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données :

 

Nos sous-traitants

 

Ils assurent des prestations pour notre compte, notamment la gestion des appels téléphoniques, l’envoi de courriers postaux, la confection de badges, l’impression de documents, etc.

L’accès de nos sous-traitants à vos données se fait sur la base de contrats signés faisant mention des obligations leur incombant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.

 

Les autorités de police, autorités judiciaires ou administratives

 

Les autorités publiques peuvent être amenées à avoir accès à vos données à caractère personnel lorsqu’il existe une obligation légale à cet égard ou afin de garantir l’intégrité des biens et des personnes au sein de l’Université Saint-Louis.

 

Le CRef

 

Le CRef, le conseil des recteurs, est un organe de concertation réunissant les recteurs des institutions universitaires de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

 

Comment vos données sont-elles protégées ?

 

En tant que responsable de traitements, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé, et notamment :

La nomination d’un délégué à la protection des données

La constitution d’une cellule consacrée à la sécurité des systèmes d’information

La sensibilisation aux exigences de confidentialité de nos collaborateurs amenés à accéder à vos données personnelles

La sécurisation de l’accès à nos locaux et à nos plateformes informatiques

La mise en œuvre d’une politique générale de sécurité informatique de l’entreprise

La sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données

Le haut degré d’exigence en matière de protection des données lorsque que nous sélectionnons nos sous-traitants et partenaires

 

Quels sont vos droits ?

 

Un droit d’accès à vos données personnelles

Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, vous avez le droit d’obtenir l'accès auxdites données.

 

Un droit de rectification

Vous avez le droit d'obtenir la rectification de vos données à caractère personnel inexactes, et ce dans les meilleurs délais.

 

Vous avez également le droit d'obtenir qu’elles soient complétées si elles sont incomplètes.

 

Un droit à la limitation du traitement de vos données

Sous réserve des conditions limitatives prévues par la réglementation applicable, vous pouvez obtenir la limitation du traitement de données à caractère personnel vous concernant.

 

Un droit d’opposition

Sous réserve des conditions limitatives prévues par la réglementation applicable, vous pouvez vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données personnelles lorsque celui-ci est basé sur l’intérêt public ou notre intérêt légitime, y compris le profilage.

 

Un droit à l’effacement

Sous réserve des conditions limitatives prévues par la réglementation applicable, vous pouvez demander l’effacement des données personnelles vous concernant.

 

Un droit à la portabilité

Vous pouvez demander d’exercer votre droit à la portabilité de vos données, c’est-à-dire le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitements.

 

Comment exercer ces droits ?

 

Afin d’exercer vos droits ou pour toute question relative à la protection de vos données à caractère personnel, merci d’envoyer un mail à l’adresse privacy@usaintlouis.be en étant le plus précis possible quant à l’objet de votre demande. Nous y répondrons dans les meilleurs délais.

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